Print

Förbättringsåtgärder

Hantering av avvikelser

Förbättringsåtgärderna bör avtalas efter att uppföljningen har avslutats. Förslag till förbättringsåtgärder bör ingå i uppdraget och regleras i avtalet mellan er och leverantörsinspektören (auditören). Denna plan kommer att bestå av konkreta förbättringsåtgärder som leverantören har förpliktat sig till, och kommer att ge dig en konkret utgångspunkt för vidare kontroll av förbättringar.

Åtgärderna som vidtas ska vara proportionella med avvikelsen. För kritiska avvikelser, som t.ex. att ta bort blockeringar från nödutgångar, kan det krävas att förbättringen sker omedelbart. Andra avvikelser kan få längre tidsramar, t.ex. 30 eller 60 dagar.

Ett par exempel på förbättringsåtgärder kan t.ex. vara:

Det är bra att avtala med leverantörsinspektören om att det ska ingå i dennes uppdrag att skrica förslag till handlingsplan, som du själv kan avtala med leverantören om, baserat på de avvikelser som upptäckts under kontrollen. Inspektören bör även ges befogenhet att direkt kräva åtgärder från leverantören om det rör sig om avvikelser av kritisk natur.

Det är viktigt att komma ihåg att målet med förbättringsåtgärderna är att förbättra enskilda individers arbetssituation. Det betyder att en hävning av ett kontrakt inte nödvändigtvis är den bästa lösningen. Detta kan leda till att arbetarnas situation förvärras om de istället mister jobbet och därmed sin försörjning. Istället bör man fokusera på att arbetarna har trygga arbetsuppgifter och säkra anställningsvillkor.

Med andra ord ska en handlingsplan ta utgångspunkt i ändringar som är till arbetarnas bästa, och som tar sikte på att kraven som ställs på socialt ansvarstagande respekteras.

Olika typer av avvikelser
Avvikelser kan antingen vara systemfel – det vill säga att det är processer och rutiner som är orsaken till att avvikelser uppstår. Här är det själv processen som måste ändras. Om man t.ex. upptäcker att anställa inte får minimilöner utbetalda, hjälper det inte att öka lönen till dem som det gäller, om man inte uppnår processändringar som leder till att nyanställda inte får samma problem. Vid systemfel krävs ofta främst en ändring av rutiner.

Andra avvikelser kan handla om praktiska fel. Dessa är ofta lättare att åtgärda då de inte kräver samma ändring vad gäller rutiner och arbetskultur. T.ex. kan bristen på att dricksvatten saknas till arbetarna enkelt åtgärdas genom att vatten görs tillgängligt på arbetsplatsen. 

Handlingsplan

Handlingsplanen ska ha tydliga tidsramar och beskriva förhållandena som ska förbättras. I de fall leverantören inte kan visa att det sker förbättringar, kan kontraktet komma att sägas upp. Handlingsplanen bör, som minimum, innehålla:

Vidare kan det vara nyttigt att inkludera hur åtgärderna ska verifieras, och av vem. För några åtgärder, som t.ex. handlar om hälsa- och säkerhetsaspekter, som installering av bättre belysning, kan det räcka med att förbättringarna dokumenteras med bilder för att arbetet har utförts. För andra typer av kontroller kan det vara bra att avtala om en uppföljningskontroll hos leverantören.

Uppföljning av handlingsplanen

Att följa upp en handlingsplan i detalj kan vara tidskrävande. Det är viktigt att förväntningarna till vad som ska uppnås är realistiska. Det är leverantören som är ansvarig för att punkterna i handlingsplanen har utförts i tid. Det är antingen uppdragsgivaren (d.v.s. ni) eller inspektören som bör verifiera förbättringsåtgärderna.

Särskilt de mest kritiska avvikelserna är det viktigt att följa upp. I de fall det saknas särskild kompetens på detta område, rekommenderar vi att det ingår i leverantörsinspektörens uppgift att följa upp förbättringsåtgärderna avtalade i handlingsplanen.