Print

Organisatorisk förankring

Intern förankring

Den interna förankringen är av stor betydelse för att upphandlingsenheten systematiskt och strukturerat ska kunna arbeta med socialt ansvarsfulla inköp.

Att det finns ett starkt stöd från ledningen för dessa frågor ger samtidigt ett handlingsutrymme för upphandlingsenheten att prioritera varor som är socialt ansvarsfullt producerade. Detta omfattar både resurser för uppföljning och eventuellt andra ekonomiska kostnader.

Hur ska man börja?

När socialt ansvarstagande ska integreras i upphandlingsprocessen är det en del frågeställningar som kan vara bra att beakta.

Ni ska inte bara bestämma hur ni ska arbeta med socialt ansvarstagande – hur ambitiösa ska vi vara? – utan även roller och ansvar bör definieras.

Det kan vara värdefullt att utveckla:

Konkreta målsättningar och tidsramar kommer att ge er målsättningar att arbeta utifrån, som sedan kan bedömas om de är realistiska eller om de behöver revideras eller om de kan vidareutvecklas. 

Använd befintliga processer

För att undvika att socialt ansvarstagande blir något eget, som står vid sidan av upphandlingsprocessen, är det bra att göra en översikt över era befintliga processer som är relevant för upphandlingsprocessen.

Ett bra tillvägagångssätt för att få socialt ansvarstagande integrerat i verksamheten, är att integrera detta i processerna som redan används. Om socialt ansvarstagande finns med i existerande checklistor, vägledningar, rapporteringssystem, kommunikation o.s.v. är det lättare att det blir en naturlig del av verksamheten för dem som direkt ska arbeta med frågan.

Organisatorisk förankring
Personella frågor

Ansvarsfördelning
Ansvarsfördelningen bör vara tydlig i implementeringsprocessen. Det måste tydligt framgå vem som är ansvarig för de olika områdena, som vem som tar beslut om vilka områden som ska prioriteras och hur uppföljningen ska gå till.

Ett par frågor bör besvaras för att bestämma denna:

Utbildning av medarbetare
Medarbetare som ska arbeta med socialt ansvarstagande bör även få bygga upp kompetensen som behövs för att utföra detta arbete, För att få bästa resultat av utbildning av personal är det viktigt att först ha fått en förståelse av vilka arbetsuppgifter som blir aktuella, och vem som ska utföra dem.

Utbildningen bör innehålla bland annat information om:

Utbildningen bör optimalt ske i två omgångar, så att frågor, oklarheter och liknande kan behandlas. Detta bidrar också till att få arbetet hålls aktuellt.

Uppförandekod

Medan en upphandlingspolicy anger strategin för upphandlingarna i den egna organisationen, visar en uppförandekod de förväntningar som ni har på era leverantörer.

För att framhäva vikten av socialt ansvarstagande är det en god idé att integrera socialt ansvarstagande i uppförandekoden. Uppförandekoden kan sedan biläggas i de avtal där man önskar att ställa sociala krav.

Innehåll
En uppförandekod ska innehålla de målsättningar som ni har vad gäller att iaktta goda arbetsvillkor vid framställning av de varor och vid utförandet av de tjänster som upphandlas. Uppförandekoden anger de minimivillkor som minst ska vara uppfyllda för att en leverantör ska kunna lämna anbud i en upphandling. Observera att det i många branscher än så länge är omöjligt att garantera uppfyllelse av grundläggande arbetsrättsliga rättigheter i hela kedjan, varför det är viktigast att kräva rutiner för att tillse successiva förbättringar.

Fördelarna med en uppförandekod är flera:

Uppförandekoden bör omfatta ILO:s kärnkonventioner, FN:s barnkonvention, nationell lagstiftning (för minimilöner och övertidsarbete), FN:s förklaring för mänskliga rättigheter och grundläggande miljökrav, hälso- och säkerhetskrav. Uppförandekoden behöver även reglera hur avvikelser ska hanteras och vilka sanktionsmöjligheter som finns om det upptäcks att det förekommer oegentligheter. 

Förslag på en uppförandekod hittar du här.

Organisatorisk förankring