Print

Systematisk uppföljning

Genomför systematiska uppföljningar

Det är naturligtvis viktigt att ni visar att ni menar allvar med de sociala krav som ni ställer i er upphandling och visar detta genom att ni genomför en seriös uppföljning av de krav som ni har ställt. 

För att ni ska få genomslag för de sociala krav som ni ställer och för den ambition ni har inom området för socialt ansvarstagande i upphandling, är det av stor vikt att ni genomför uppföljning av kraven. Annars består risken att de krav som ni ställer inte får någon genomslagskraft och ni riskerar även att inte behandla alla leverantörer lika och därmed strida mot grundläggande EU-principer.  

Många upphandlande myndigheter upplever att det finns begränsade resurser för att genomföra en uppföljning. Ni bör därför redan innan ni ställer kraven fundera på hur ni avser att följa upp de krav ni ställer.

Fokusera uppföljningen på din avtalspart

Det kan vara svårt för dig som upphandlare att ha kontroll över hur leverantörskedjan ser ut för de varor som du upphandlar. Så vad är du ansvarig för? Vad är leverantören ansvarig för?

Målet är att sociala krav ska gälla för hela leverantörskedjan. Som upphandlare måste du först och främst fokusera uppföljningen på din avtalspart. Upphandlingslagstiftningen tillåter inte att en upphandlande myndighet ställer krav på leverantörens underleverantör. Däremot kan ni ställa krav på att er leverantör ställer krav på sina leverantörer. Därför är det viktigt att ni fokuserar på att leverantören ska ha rutiner för att hantera dessa frågor i sina kontakter med sina leverantörer, se mer under fas 3.

Ställ krav på att er leverantör ska kommunicera era krav neråt i sin leverantörskedja, och arbeta för att er leverantör ska rapportera över framstegen i detta arbete. Ju större kunskap och engagemang leverantören har i arbetet med CSR-frågor, desto större är sannolikheten att arbetet med socialt ansvarstagande fortsätter efter att ert avtal har löpt ut. Genom att ni ställer krav ökar ni dessutom leverantörens möjligheter att få en konkurrensfördel vid kommande upphandlingar.

När ska uppföljning ske?

Krav som ställs som särskilda kontraktsvillkor ska följas upp under avtalstiden. Det ska framgå av förfrågningsunderlaget när detta ska ske. Ni bör inte vänta för länge med att genomrröa uppföljningen för att visa att ni menar allvar med de krav som ställs samt för att ge möjlighet till att kunna åtgärda avvikelser innan kontraktsperioden går ut.

Ni bör även beakta hur pass van branschen är på att hantera dessa frågeställningar i de upphandlingar som ni ställer sociala krav i. Är det en bransch där man har stor erfarenhet av att arbeta med CSR-frågor kan det krävas att leverantören ska inkomma med svar på frågeformuläret för uppföljning (se uppföljningsprocessen), redan inom 3 månader efter avtalsstart. Är det däremot en bransch där man är ovan att hantera dessa frågeställningar, kan man avtala om att uppföljningen förlängs till exempelvis 6 månader efter avtalsstart. Hur förhållandena ser ut i just den bransch som ni har valt att fokusera på, bör framgå av er marknadsanalys och riskanalys som görs i planeringsfasen, se fas 2.

Systematisk uppföljning