Print

Uppföljningsprocessen

Uppföljningen kan ses som en stegvis process som ni bör arbeta med systematiskt i era kontraktsuppföljningar.

Tredjepartscertifiering

Några leverantörer har redan tredjepartscertifieringar att tillgå, eller kan visa medlemsskap i organisationer som visar att de arbetar aktivt med socialt ansvarstagande. I de fall dessa certifieringar tillfredsställer de krav som ni ställer på era leverantörer, bör ni fokusera på andra leverantörer och genomföra en detaljerad uppföljning enligt uppföljningsprocessen nedan.

Uppföljningsprocessen

Detaljerad uppföljning

En detaljerad uppföljning bör genomföras av de leverantörer som inte kan visa att de lever upp till de sociala krav som ni har ställt genom att de har ett tredjepartscertifikat eller liknande som styrker detta. En deltaljerad uppföljning görs enligt följande process:

1. Begär in egenrapportering
Be leverantören svara på frågeformuläret som du finner nedan. Redan i förfrågningsunderlaget bör framgå att leverantören inom t.ex. tre månader efter avtalsstart utan anmodan ska inkomma med ett svar på det frågeformulär som bifogas.  

Frågeformulär till leverantören

Detta frågeformulär har ursprungligen tagits fram av Swedwatch på uppdrag av SKL. Frågeformuläret ska finnas tillgängligt till leverantören redan i förfrågningsunderlaget.

Frågeformuläret finns även tillgängligt på engelska.

Förklaringstext till frågeformuläret

Även förklaringstexten har tagits fram av Swedwatch på uppdrag av SKL. Även denna text bör finnas tillgängligt för leverantören redan i samband med förfrågningsunderlaget.

Förklaringstexten finns även tillgänglig på engelska.

2. Granska och bedöm svaren
Genomför en granskning och bedömning av svaren från frågeformuläret enligt en bedömningsmall. Leverantören bör få tillgång till en förklaringstext till frågeformuläret och den bedömningsmall som ni kommer att använda er av för att bedöma svaren.

Bedömningsmall  

Denna bedömningsmall har tagits fram av Swedwatch på uppdrag av SKL. Bedömningsmallen ska användas vid utvärdering och granskning av de svar som inkommer från leverantören på frågeformuläret.

Bedömningsmallen finns även tillgänglig på engelska.

3. Återkoppla till leverantören
Bedömningmallen skickas tillbaka till samtliga leverantörer med en viss fastställd tidounkt för när de får inkomma med nya uppgifter som kan komma att ändra bedömningen. Leverantören bör ges möjlighet att komplettera vissa uppgifter och bemöta den bedömning som ni har gjort, baserat på de svar som leverantören lämnat i egenrapporteringen. Om informationen är oklar eller ofullständig bör du be leverantören om förtydliganden.

4. Genomför leverantörsrevision i första ledet
Efter att leverantören har getts möjlighet att kommentera och bemöte bedömningen som gjorts utifrån frågeformuläret kan en revision av leverantören gällande dess rutiner för att uppfylla kraven genomföras. Speciellt om kraven har utformats som att man avkrävs att ha ”rutiner för”, kan detta steg vara avgörande. Man upprättar en checklista som går igenom befintliga rutiner för arbetet med de sociala kraven i kommunikation och agerande gentemot sina leverantörsled. Dessa får gärna göras delvis oannonserade.

Element som bör undersökas i en sådan inspektion inkluderar:

5. Genomför inspektion på plats i produktionen
En inspektion på plats i produktionen kan genomföras om det finns tydliga indisktioner om att leverantören inte har de rutiner som man ställt krav på i upphandlingen. Man kan dock även genomföra slumpmässiga stickprovskontroller även bland leverantörer som tillsynes har bra kontroll. Inspektionen är relevant där:

Det rekommenderas att inspektionerna genomförs av upphandlade leverantörsinspektörer (auditörer) som är kvalificerad att genomföra sådana kontroller. En inspektion kan även avkrävas leverantören, men då kan det bli svårt att säkerställa oberoendet. Läs mer om hur du kan upphandla inspektörer här. 

Informera era direkta leverantör om att ni har för avsikt att genomföra en inspektion i leverantörskedjan. Att involvera er leverantör kommer att ge mer förståelse från leverantören och kan vara en bra åtgärd för leverantörsutveckling.

Samarbeta med andra upphandlande myndigheter
Ett samarbete med andra upphandlande myndigheter kan vara värdefullt - dels handlar det om erfarenhetsutbyte och dels finns det ekonomiska fördelar med att samordna resurserna. De finansiella aspekterna blir särskilt viktiga då offentliga medel ska utnyttjas effektivt. Ansvarsfördelningen måste dock vara tydlig, särskilt med tanke på uppföljningen.